Cómo redactar un contrato de mantenimiento para sistemas de protección contra incendios (PCI): Guía paso a paso y plantillas

¿Qué es un contrato de mantenimiento de PCI?

Un contrato de mantenimiento de PCI es un documento legal entre una empresa mantenedora y un cliente, que establece las condiciones en las que un proveedor de servicios de mantenimiento realizará inspecciones, pruebas, reparaciones y otras acciones para asegurar el funcionamiento óptimo y normativo de los sistemas de protección contra incendios.

Estos contratos son esenciales para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente, como el Reglamento de Instalaciones de Protección Contra Incendios (RIPCI).

Equipos habituales cubiertos por contratos de mantenimiento PCI

• Extintores
• Bocas de incendio equipadas (BIEs)
• Sistemas de detección y alarma de incendios
• Sistemas de rociadores automáticos
• Sistemas de columna seca
• Sistemas de extinción por gases

Elementos esenciales de un contrato de mantenimiento de PCI

Para que el contrato de mantenimiento de sistemas contra incendios sea efectivo, debe incluir los siguientes apartados:

1. Identificación de las partes

Debe especificarse quiénes firman el contrato:

• Empresa mantenedora PCI (nombre, CIF, dirección, persona de contacto)
• Cliente (nombre, CIF/NIF, ubicación de las instalaciones, contacto)

Es importante incluir el número de registro en el Registro de Empresas Instaladoras y Mantenedoras de Sistemas de Protección contra Incendios para garantizar que el mantenedor cumple con la normativa vigente.

2. Objeto del contrato

Explica con claridad qué servicio se va a prestar. Si es mantenimiento preventivo (Servicio de revisión y pruebas periódicas para garantizar el funcionamiento óptimo de los sistemas de protección contra incendios, cumpliendo con la normativa aplicable) o correctivo (Reparación y sustitución de componentes averiados para restablecer el sistema en caso de fallo). Así como los equipos cubiertos (extintores, BIEs, sistemas de detección…) .

3. Duración y renovación del contrato

Define la fecha de inicio y finalización del contrato, así como si se renueva automáticamente. Por ejemplo, el contrato puede tener una duración de uno o varios años, con opción de renovación automática salvo aviso con 90 días de antelación.

4. Precio del servicio

El contrato debe especificar claramente:

Coste del servicio: Establecer el importe del servicio y la periodicidad del pago, que puede ser mensual, trimestral o anual, según el acuerdo entre ambas partes.

Actualización de tarifas: Indicar si el precio del servicio se ajustará de acuerdo con el Índice de Precios al Consumo (IPC), cláusulas contractuales específicas o revisiones periódicas.

Modificaciones: Definir el proceso para realizar ajustes en tarifas o servicios, especificando si requieren aprobación mutua y con qué antelación deben notificarse.

5. Descripción del servicio

Detalla en qué consistirán los servicios de mantenimiento:

• Inspecciones periódicas obligatorias conforme al RIPCI.
• Revisión y recarga de extintores.
• Pruebas de funcionamiento de sistemas de detección y alarma.
• Revisión de hidrantes y BIEs.
• Comprobación y limpieza de rociadores y sistemas de extinción automática.
• Emisión de informes de inspección y mantenimiento.
• Otros

6. Reparaciones

Detalla qué aspectos no están cubiertos:

• Reparaciones o sustitución de componentes.
• Modificaciones o ampliaciones del sistema.
• Recarga y retimbrado de extintores y sistemas de extinción (salvo acuerdo previo).

7. Responsabilidades

En este apartado se deben especificar las responsabilidades de ambas partes:

• Responsabilidad del Mantenedor: En esta cláusula debe quedar claro que el mantenedor solo es responsable por los servicios de revisión preventiva de los equipos, no por su funcionamiento posterior. Si los equipos fallan por factores externos o manipulaciones de terceros, el mantenedor no se hace responsable.
  
  
• Responsabilidad del Cliente: El cliente es responsable de elegir los equipos que se van a mantener, el tipo de mantenimiento y las reparaciones que se realicen. Además, debe quedar claro que el cliente ha sido informado sobre las limitaciones y carencias de los equipos que se mantienen.
  
  
• Póliza de Responsabilidad Civil: El mantenedor debe mencionar si tiene una póliza de responsabilidad civil que cubra los posibles daños derivados de su servicio, pero no cubre las fallas fuera de las revisiones preventivas.

8. Incidencias del abono de los servicios

Aquí debes especificar qué se hará en el caso de impago.

9. Obligación del cliente

Especifica las obligaciones del cliente. Por ejemplo la obligación de pago o el acceso a las instalaciones.

10. Causas de resolución contractual

En este apartado se especifican las causas por las que el contrato puede ser resuelto. Por ejemplo incumplimiento de las obligaciones, resarcimiento de daños o la no renovación de la autorización administrativa.

11. Ley orgánica de protección de datos

En este apartado se debe informar al cliente sobre el tratamiento de sus datos personales, en cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Es importante que incluya:

• Finalidad del tratamiento de los datos: Especificar que los datos personales del cliente serán utilizados únicamente para mantener una relación comercial y gestionar el contrato de mantenimiento.
• Responsable del tratamiento de los datos: Indicar que el mantenedor es el responsable de los datos personales.
• Derechos del cliente sobre sus datos: deben informarle de derecho a acceso, rectificación, cancelación y oposición, además de cómo y a quién puede dirigirse para ejercer estos derechos.
• Plazo de conservación de los datos: Se debe mencionar que los datos serán eliminados una vez que termine la relación contractual.

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